Hur man söker i NAD

1. Inledning
2. Sökning efter person/institution
3. Sökning efter ort
4. Sökning efter arkiv
5. Sökning efter arkivinstitutioner
6. Så här presenteras innehållet i NAD

Om cookies i NAD

Vanliga frågor

1 Inledning

I NAD finns fyra olika sökingångar:

Person/Institution

Omfattar uppgifter om personer, myndigheter och andra organisationer som är arkivbildare eller på annat sätt knutna till arkiv. Man ringar här in arkivinformationen efter arkivbildarna och deras olika verksamheter, t.ex. arkiv efter skolor, arkiv efter myndigheter inom Utbildningsdepartementet. NAD är en referensdatabas med arkivbildare som huvudsaklig sökingång till arkivinformation från hela Sverige. Därför är sökformuläret Person/Institution förvalt på söksidan.

Ort

Omfattar orter och territorier som är anknutna till arkivbildarna. Här ringar man in arkivinformationen efter geografisk hemvist, t.ex. alla häradsrätter i ett visst län. Man kan också göra vidaresökningar på personer och institutioner som är länkade till en viss ort (se mer nedan).

Arkiv

Omfattar grundläggande uppgifter om arkivbestånd, i huvudsak titel, tidsomfång och förvarande institution.

Arkivguide

Innehåller kontaktuppgifter för cirka 700 arkivförvarande institutioner i Sverige.

Man kan även navigera mellan Person/Institution, Ort och Arkiv med rubrikerna i respektive sökingång.

På, varje söksida finns också ett antal länkar överst, med vilka man kan navigera i sökningen:

Hjälp

Länk till denna sökhjälp

Ny sökning

Klicka här om du vill göra en ny sökning. Sökformulären återgår då till den ursprungliga inställningen.

Senaste sökningen

Gå med denna länk till den senast gjorda sökningen. Sökformuläret visas med samma inställningar som den senaste sökningen hade.

2 Sökning efter Person/Institution

I varje sökformulär kan man gå till ett utav de andra sökformulären genom länkarna ovanför sökfönstret.

I registret över personer och institutioner hittar man information om de personer, släkter, myndigheter, företag, organisationer etc som förekommer i NAD. Gemensamt för dessa personer och institutioner är att de har givit upphov till arkivhandlingar på olika vis. Till en början innehåller registret huvudsakligen arkivbildare och arkivförvarande institutioner, men kommer på sikt att utökas med bl.a. brevskrivare och upphovsmän till kartor och ritningar. Varje person och institution har en kortfattad beskrivning som bl.a. innehåller levnads- eller verksamhetstid, kategorisering efter verksamhet. Med dessa uppgifter kan man kontrollera att t.ex. personen verkligen är den man söker efter. Men dessa uppgifter, som kommer att byggas ut efter hand, tjänar också som en alternativ sökingång till arkivinformation. Här kan man exempelvis söka efter "tegelbruk" för att den vägen ta reda på vilka arkiv dessa tegelbruk kan ha efterlämnat.

Dessa personer och institutioner är också länkade till information om de arkiv de har givit upphov till. Eftersom NAD innehåller uppgifter om arkiv från många olika arkivinstitutioner fungerar person- och institutionsposterna också som ett sammanbindande element för arkivinformationen. Om man t.ex. söker efter Magnus Gabriel de la Gardies efterlämnade handlingar, så görs detta enklast genom att söka i Person/Institution på Magnus Gabriel de la Gardie, eftersom hans handlingar finns spridda i flera arkiv i landet.

Då NAD ständigt uppdateras med nya data kan där vara värt att göra en ny sökning efter en tid, om en institution eller person saknas för tillfället. Uppgifter om uppdateringar finns här.

Sök i namn

Här kan man söka på början av varje enskilt ord i namnet. "Civil" ger t.ex. träff på "Civilförvaltningens personalförbund" såväl som "Kvinnornas Civilförsvarskommitté i Jönköpings län".

Sök i namnets början

Söker alla namn som börjar likadant som sökvärdet. En sökning på "civil" här hittar alltså såväl "Civilbetjänternas likbärarelag" som "Civildepartementet [1840-1920]", men däremot inte "Kvinnornas Civilförsvarskommitté i Jönköpings län"

Sök i alla fält

Söker mot alla indexerade fält i databasen. "Fritextsökning". En sökning på "civil" hittar förutom ovan nämnda institutioner med texten "civil" i namnet också "Statistiska centralbyrån", som tiillhör kategorin "centrala civila myndigheter", och "Statsanställdas Förbunds avdelning 2102", vars post innehåller en anmärkning om "Försvarsverkens Civila Personals Förbund".

Matcha hela ord

Kryssa i denna ruta om du vill att ditt sökord skall matchas enbart mot hela ord i databasen. Om man nu söker på "civil" hittar man bara poster som innehåller ordet "civil" som helt ord. Detta kan vara ett sätt att begränsa sökningarna om sökresultatet blir för stort.

För närvarande söker man i "Namn" på en persons eller institutions auktoriserade eller föredragna namnform. I regel är det den vanligaste namnformen. Framgent kommer man dock att kunna söka på de alternativa namnformer för en person eller institution som finns i databasen. För att söka efter alternativa namn (t ex om man är osäker på den auktoriserade namnformen i NAD), använd tills vidare "Sök i alla fält". Man får då även träff på förekomst av namnformer i andra fält, t.ex. i anmärkningsfält.

Visa fler sökbegrepp

I Visa fler sökbegrepp kan man precisera sin sökning till vissa andra fält för att begränsa sökresultatet ytterligare. Observera att samtliga sökfält kan kombineras för mer precisa sökningar. Ovan visas två exempel på hur man kan söka, som förklaras nedan. Observera också att ifyllnadsgraden för de olika värdena varierar i databasen.

Om man vill att dessa sökfält skall visas hela tiden fyller man i rutan "Behåll öppen" nederst till vänster.

Huvudkategori

Här kan man begränsa sökningen till personer eller en viss kategori av institutioner enligt förvalslistan.

Kategori

När man har valt en huvudkategori kan man ytterligare precisera sökningen med underkategorier. I förvalslistan visas de underkategorier som är tillgängliga till den valda huvudkategorin. Observera att alla poster inte har kategori angiven och att urvalet av t.ex. "Personer: Litterärt och journalistiskt arbete" kan vara större än vad som visas här. Man kan då prova att söka utan angiven underkategori eller att söka på valfritt sökord i översta sökfältet genom att markera "Söki alla fält".

Ort

Här kan man söka efter en persons levnadsorter eller institutions verksamhetsorter. Ortnamnet eller dess början skrivs in klartext. Man kan då söka t.ex. fackföreningar i Kalmar län. Dessvärre hittar man då endast fackföreningar på länsnivå, dvs. inte lokala föreningar i länet som är knutna till exempelvis kommuner eller socknar. Men man kan också skriva referenskoden för orter som finns i NAD:s topografiska register. Eftersom vissa underordnade enheter (kommuner och församlingar) till ett län inleds med samma referenskod, kan man som i exemplet ovan skriva början på kalmar läns referenskod, "SE/08". Då går sökningen även mot alla fackföreningar som är knutna till kommuner och socknar som ingår i Kalmar län. Observera att detta är en övergångslösning. På sikt kommer sökningen mot den topografiska informationen att göras som i en tesaurus, så att man på namnet "Kalmar län" kan få med alla hänvisningar också till kommuner, församlingar och andra underordnade enheter.

Sökningen i "Ort" går även mot sådana lokala orter som omnämns i person- eller institutionsposten, men inte återfinns i NAD:s topografiska register, t.ex. vissa byar och gårdar, utländska orter. Om man som i exemplet t.v. ovan väljer att söka på typen "Person: Litterärt och journalistiskt arbete" och "Simrishamn" i ort får man fram författare och journalister med anknytning till Simrishamn.

Levnadstid/Verksamhetstid

Här söker man på födelse- och dödsår eller verksamhetsår (startår och slutår). Om man fyller i både start- och slutår söks poster fram som har tidsangivelser som ingår i sökintervallet. Exempel: På sökningen "1975-1985" återfinns organisationer som har varit verksamma "1976-1984", "1975-1985", "1979-1980" Däremot hittar den inte sådana som har tidsangivelserna "1960-1979" eller "1976-1999". Om man enbart använder startår söker den fram alla poster med samma startår eller högre. Exempel: På sökningen "1990" i startår hittar den exempelvis "1990-2000", "1996-", men däremot inte "1989-" eller "1986-2000". Om man skriver 1990 i fältet för slutår hittar den tvärtom alla poster med samma eller tidigare slutår, dvs. "1980-1990", "1950-1960" men inte "1980-1991".

Referenskod

Här kan man söka på en person eller institutions referenskod i databasen, det unika ID som varje person och institution har i NAD. Alla posters referenskoder börjar med "SE/", följt av arkivinstitutionens beteckning, t.ex. "FAF" för Jönköpings läns folkrörelsearkiv, och därefter den beteckning arkivinstitutionen använder i sitt lokala register. Alla referenskoder visas i posterna. Man kan t.ex. skriva "SE/FAF" i sökfältet "Referenskod" och då få fram alla auktoritetsposter som Jönköpings läns folkrörelsearkiv tillhandahåller i NAD.

Gör så här:

1. Skriv in de namn eller begrepp som du söker i ett eller flera av sökfälten. Om du kombinerar flera sökfält i samma sökning, måste alla de angivna värdena förekomma i registerposten för att du skall få träff, dvs systemet uppfattar det som om ett "OCH" lagts ut mellan fälten.
2. Starta sökningen genom att trycka Enter eller klicka på Sök
3. De personer eller institutioner som motsvarar det angivna sökkriteriet presenteras i form av en alfabetiskt sorterad träfflista. Läs mer om hur du kan bearbeta sökresultatet nedan.

3 Sökning efter ort

Genom att klicka på knappet "Ort" ovanför sökfältet kommer man till detta sökformulär.

NAD:s topografiska databas innehåller uppgifter om olika administrativa områden i Sverige, deras gränser och relationer, från 1600-talet till i dag, samt en lista över nu existerande länder enligt den internationella standarden ISO 3166. De inrikes territorierna som redovisas är för närvarande landets län, kommuner och kyrksocknar, samt ett urval judiciella (som rör rättsväsendet), kyrkliga och administrativa indelningar. Registerposterna för kyrksocknarna innehåller också en översikt över ett antal administrativa indelningar som socknen har tillhört, t.ex. pastorat, stift, fögderi, polisdistrikt, härad och tingslag. I databasen är det vidare möjligt att utläsa en administrativ enhets relation till föregångare/efterföljare och över- och underordnade enheter. Databasen är under utveckling och inte på något vis fullständig när där gäller dessa beskrivningar.

Sök i namn

Här kan man söka på början av ortnamn i varje ord i ett ortnamn.

Sök i namnets början

Söker alla ortnamn som börjar likadant som sökvärdet. En sökning på "Grön" här hittar alltså såväl "Grönahögs församling" som "Grönland".

Sök i alla fält

Söker mot alla indexerade fält i databasen. "Fritextsökning". En sökning på "Grön" hittar förutom ovan nämnda orter med texten "Grön" i namnet också "Gällstads församling", därför att ortnamnet "Grönahög" omnämns i postens historik.

Matcha hela ord

Kryssa i denna ruta om du vill att ditt sökord skall matchas enbart mot hela ord i databasen. Detta kan vara ett sätt att begränsa sökningarna om sökresultatet blir för stort.

För närvarande söker man i "Namn" på en ortens auktoriserade eller föredragna namnform. I regel är det den vanligaste namnformen, eller i fallet med administrativa indelningar, den officiella namnformen. Framgent kommer man dock att kunna söka på de alternativa namnformer för en person eller institution som finns i databasen. För att söka efter alternativa namn (t ex om man är osäker på den auktoriserade namnformen i NAD), använd tills vidare "Sök i alla fält". Man får då även träff på förekomst av namnformer i andra fält, t.ex. i anmärkningsfält.

Visa fler sökbegrepp

I Visa fler sökbegrepp kan man precisera sin sökning till vissa andra fält för att begränsa sökresultatet ytterligare. Observera att samtliga sökfält kan kombineras för mer precisa sökningar. Observera också att ifyllnadsgraden för de olika värdena varierar i databasen.

Ovan visas ett exempel på hur man kan söka efter samtliga tingsrätter i Sverige (alla som börjar med referenskod "SE/").

Om man vill att dessa sökfält skall visas hela tiden fyller man i rutan "Behåll öppen" nederst till vänster.

Typ

Här kan man välja att söka efter vissa typer av orter enligt sökfältets förvalslista. Exempel: "Härad/stad/skeppslag". Förklaring av ortstyper

Referenskod

Här kan man söka på en orts referenskod i databasen, det unika ID som varje ort i NAD har. Referenskoden börjar med landsbeteckningen "SE" för alla svenska orter, följt av den s.k. "SCB-koden", en efter län, kommun och församling (år 1989) ordnad sifferföljd. Man kan söka fram alla härader i Kristianstads län genom att välja typen "Härad/stad/skeppslag", och fylla i "SE/11" i referenskod. Vill man se alla orter registrerade i Kristianstads län väljer man i stället typen "Alla".

Verksamhetstid

Här söker man på tillkomst- och upphörandetid för de olika orterna. Observera att tidpunkten avser förvaltningsterritoriets tillkomst, inte bebyggelsens tillkomst. Värdena är ofullständigt angivna.

Om man fyller i både start- och slutår söks poster fram som har tidsangivelser som ingår i sökintervallet. Exempel: På sökningen "1975-1985" återfinns territoriella indelningar som har funnits "1976-1984", "1975-1985", "1979-1980" Däremot hittar den inte sådana som har tidsangivelserna "1960-1979" eller "1976-1999". Om man enbart använder startår söker den fram alla poster med samma startår eller högre. Exempel: På sökningen "1990" i startår hittar den exempelvis "1990-2000", "1996-", men däremot inte "1989-" eller "1986-2000". Om man skriver 1990 i fältet för slutår hittar den tvärtom alla poster med samma eller tidigare slutår, dvs. "1980-1990", "1950-1960" men inte "1980-1991".

Vidaresökning på personer och institutioner

I posten för varje ort (ovan visas huvudet för en sådan post) kan man göra en vidaresökning på personer och institutioner som är anknutna till den specifika orten. Klicka på "Sök" efter "Person/Institution". Vidaresökningen görs då direkt och resultatet visas som en träfflista. Observera att sökningen endast går mot de personer och institutioner som är länkade till den specifika orten. Där kan finnas personer och institutioner länkade till underordnade orter, men de får man alltså söka via de orterna.

Observera att en person eller institution oftast är knuten till en bestämd socken och inte till överordnade enheter som län eller kommuner. Om man vill söka efter personer eller institutioner i ett helt län med underordnade enheter ska man ta bort ortnamnet och nollorna till höger i ortens referenskod innan man vidaresöker. Exempel: om sökningen går mot SE/080000000 Kalmar län återfinns bara personer och institutioner knutna till just Kalmar län. Men om man söker vidare på "SE/08" och utan ortnamn hittar den alla personer och institutioner knutna till Kalmar län med underordnade enheter (som kommuner, socknar, etc.).

4 Sökning efter arkiv

Om man vill söka direkt på uppgifter om ett särskilt arkivbestånd, kan man använda "Arkiv". Här finns länken till den särskilda sökhjälpen för arkiv.

För närvarande är arkivförteckningar sökbara endast från följande institutioner: Riksarkivet, Landsarkiven med Värmlandsarkiv, Malmö och Stockholms stadsarkiv samt Föreningsarkivet i Jämtlands län.

I andra fall kan förteckningar och annan information finnas länkad till NAD. Den länkade informationen är inte sökbar via NAD, man kan endast gå vidare till den. Om en sådan länk finns så visas den när man öppnar arkivposten. Den är också länkad till arkivbildarposterna.

I många fall finns ingen vidare hänvisning. Man får då vända sig till ansvarig arkivinstitution. Klicka på arkivinstitutionens namn så visas kontaktuppgifterna för arkivinstitutionen som förvarar just detta arkiv.

5 Sökning efter arkivinstitutioner

I NAD finns uppgifter om närmare 700 arkivinstitutioner i hela Sverige, även sådana som inte har levererat arkivinformation till NAD. I sökformuläret för arkivinstitutioner kan man söka på följande vis:

I det förvalda sökformuläret finns tre sökalternativ som man väljer med "radioknapparna" under sökfältet:

Namn (förvalt)

Här söker man på arkivinstitutionens namn. Man kan söka på början av varje helt ord i namnet. En sökning på "förening" hittar till exempel "Föreningsarkivet i Jämtlands län" såväl som "Akademiska föreningens arkiv", men däremot inte "Axberg-Hovsta hembygdsförening".

Sök i början av namn

Här kan man söka på början av namnet i sin helhet, eller hela namnet. Bra om man känner till ett exakt namn eftersom den går litet snabbare än sökning i "namn".

Sök i alla fält

Här söker man mot alla tillgängliga fält i databasen, dvs. "fritextsökning".

Visa fler sökbegrepp

I Visa fler sökbegrepp kan man precisera sin sökning till vissa andra fält för att begränsa sökresultatet ytterligare. Observera att samtliga sökfält kan kombineras för mer precisa sökningar. Observera också att ifyllnadsgraden för de olika värdena varierar i databasen.

Om man vill att dessa sökfält skall visas hela tiden fyller man i rutan "Behåll öppen" nederst till vänster.

Ort

Under arbete

Referenskod

Söker mot den referenskod arkivinstitutionen har i NAD. Den består av landskod och tilldelad institutionskod. Exempel: "SE/M067" för "Skånes arkivförbund". Eftersom flertalet institutionskoder är uppbyggda med länsbokstäver först, kan man t ex söka på "SE/N" och få fram arkivinstitutioner i Hallands län.

Bläddra i lista

Under arbete

6 Så här presenteras innehållet i NAD

Här nedan visas en träfflista på sökningen "gardie" i fältet "Namn", sökformuläret "Person/Institution". Som man kan se har poster vars namn innehåller "gardie" hittats. Träfflistan för sökning i orter är snarlik den för personer och institutioner.

Träfflistan visar normalt tio poster åt gången. I exemplet ovan visas n:r 11-20 i träfflistan på sökningen efter namnet "gardie". Man kan välja upp till 100 poster per sida med hjälp av flervalslistan längst upp till höger i träfflistan. Om träfflistan innehåller fler än poster, klicka på nästa sidnummer mitt ovanför träfflistan för att gå vidare.

Träfflistan kan sorteras efter varje kolumn i antingen stigande eller fallande ordning. Klicka en gång på kolumnrubriken (t ex "Namn"). Listan sorteras då alfabetiskt i stigande ordning på "Namn". Klicka en gång till på "Namn". Listan sorteras nu alfabetiskt på namn i fallande ordning (Ö-A). Hela träfflistan sorteras, även om endast ett urval visas åt gången.

Presentation av institutioner och personer

Klicka på en rad i träfflistan för att komma till respektive post. Här nedan visas en av posterna i träfflistan ovan, för Magnius Gabriel de la Gardie (n:r 13 i träfflistan):

Överst i posterna visas personens/institutionens namn, levnads- eller verksamhetstid samt ev. alternativa namn med den tid då namnformerna användes. I NAD finns s.k. Nationella auktoritetsposter (NP) och Lokala auktoritetsposter (LP). Om flera leverantörer till NAD har poster för en person, upprättas en gemensam post för dem båda, en s.k. Nationell auktoritetspost. Denna post är kontrollerad och godkänd av NAD. Om där finns en NP, är det alltid den man ser i träfflistan. De Lokala posterna (LP), vilka alltså har skickats in av NAD-leverantörerna, visas då under rubriken som "Lokala poster". Man kan gå till den lokala posten genom att klicka på dess namn. Där kan finnas särskild information, som t.ex de olika arkivinstitutionernas egna biografier. Alla vitala data för att identifiera personen finns också i den Nationella auktoritetsposten. I en Lokal post ser man omvänt om där finns en Nationell post, genom länken under postens rubrik. Observera att nästan alla poster i dagsläget är Lokala poster och att där i många fall också finns dubbletter.

För personer och institutioner finns två postvisningar:

Arkivhänvisningar

Ovan visas "Arkivhänvisningar" som är förvalt. Det är en lista på de arkiv som personen eller institutionen har upprättat. Här visas samtliga arkiv en person eller institution har hänvisningar till i NAD, oavsett var de förvaras. Således ser man här arkiv som Magnus Gabriel de la Gardie bidragit till, vilka idag finns vid Riksarkivet och Uppsala universitetsbibliotek.

Titel

Arkivbeståndets titel. Om den består av två eller flera rader, är arkivet ett delarkiv med samlingstiteln överst. Om titeln visas i blå färg, finns en länk till mer information om beståndet. Om den är svart, finns ingen mer information där. Man får då kontakta ansvarig institution (klicka på "Arkivinstitution" nedan för kontaktuppgifter).

Referenskod

Unik beteckning på arkivbeståndet

Omfång

Omfång i hyllmeter eller volymer

Datering

Vanligen arkivhandlingarnas huvudsakliga tillkomsttid. Andra typer av dateringar specificeras med parentetiskt tillägg.

Villkor

JA: särskilda villkor för utlåning (t ex p g a sekretess, arkivet är skadat eller andra villkor. NEJ: arkivet har inga särskilda villkor för utlåning.

Arkivinstitution

Förvarande eller ansvarig institution. Klicka på namnet för att se mer information om denna. Här finns huvudsakligen kontaktuppgifter och ev. länkar till websidor för institutionen.

Detaljer

Genom att klicka på fliken "Detaljer" kommer man till det andra visningsläget, som visas nedan. Här visas alla data som finns i den aktuella posten i NAD. Undantaget är vissa uppgifter, som till exempel placering eller personuppgifter som skyddas enligt lag.

I posten finns klickbara länkar till annan information. Texten är då blå. Man kan exempelvis gå direkt till de orter personen eller institutionen är länkad till ("Relaterade orter"), till andra personer eller institutioner som personen är länkad till ("Relaterade personer och institutioner"), till extern information som länkade dokument, websidor ("Externa hänvisningar"). Under "Externa hänvisningar" visas också eventuella länkade dokument, hemsidor o.l.

Presentation av orter

Ortsposterna har bara ett visningsläge, "Detaljer". Där visas all information i posten:

Historik

En översiktlig historik över territoriets tillhörighet och gränsförändringar. Ovan visas endast en mindre del av historiken över Fellingsbro församling.

Hänvisningar

Här kan man navigera mellan länkade orter, som t.ex. från ett län till dess kommuner och från en kommun till dess församlingar. Länkar visas som blå understreckad text i posten.

Kontroll

Uppgifter om postens tillkomst och status

Presentation av arkivinstitutioner

Arkivinstitutioner presenteras i två visningslägen (flikar):

Kontakter (förvalt, visas ovan)

Adress, telefon, hemsida m.m. till arkivinstitutionen. Länken till hemsidan är klickbar.

Detaljer

Samtliga tillgängliga uppgifter om arkivinstitutionen. I de flesta fall motsvarar det uppgifterna i fliken "Kontakter"